NoteVault is where you keep your notes, journal and projects. Some of it is very personal. This policy explains what we keep, why, for how long, who else touches it, and how to get it back or delete it.
Short version:
we keep only what NoteVault needs to work and to stay secure;
no ads, no trackers, no analytics SDKs in the app, and we don't sell or share your data for advertising;
we don't read your notes and don't train AI on them;
you can delete your account in the app, and your data is erased from the server.
1. Who is responsible
[COMPANY], [COMPANY_ADDRESS] ("we", "us") is the controller of your personal data.
Privacy questions and requests: [PRIVACY_EMAIL] Representative in the EU: [EU_REPRESENTATIVE, required if the company is outside the EU] Representative in the UK: [UK_REPRESENTATIVE, required if the company is outside the UK]
2. What we collect
Your account
email address;
username and display name;
password, stored only as an argon2 hash, so nobody, including us, can see it;
email language (so our emails reach you in your language);
profile picture, if you upload one;
two-factor authentication: the secret is stored encrypted, and backup codes only as hashes.
Your content
Notes, journal entries, projects, folders, tasks, links between notes, files and images you attach. We keep them on the server so they sync between your devices and survive losing a phone.
Devices and sign-ins
For each signed-in device we keep the device name, the app or browser version (User-Agent), the IP address, when you signed in and when the device was last used. You see this list in the app and can sign out any device.
Security log
We log security events: sign-ins, failed sign-in attempts, password and email changes, two-factor changes, sign-outs and account deletion. Each entry has the time, your account, email, IP address and User-Agent. Passwords, codes, tokens and the text of your notes never go into this log.
When you write to us
Your email address, what you wrote and our reply.
Payments
If you subscribe in the iOS app, Apple handles the payment. We get only what we need to switch on your plan: which subscription you have, when it renews and whether it is active. We never see your card or your Apple ID password.
What stays on your phone
Calendar. If you allow it, the app adds your task deadlines to the calendar on your iPhone. This happens on the device only: we don't receive your calendar.
Photos and files you attach are uploaded only when you attach them to a note. We don't scan your photo library.
Your notes are stored on your device too, so the app works offline.
What we don't collect
We don't collect your location, contacts, advertising identifiers or browsing history. The app has no advertising or analytics SDKs. The website doesn't use cookies or analytics. It remembers your language, theme and whether you hid the hint flower in your browser's local storage, and that never leaves your device.
3. Why we use your data, and on what legal basis
For people in the EU, the UK and other places with similar laws, we must name a legal basis for each use.
What we do
Data
Legal basis
Create and run your account, sync your content between devices, store files
Our legitimate interest in keeping NoteVault and your account safe
Answer support requests
What you sent us
Performing our contract with you, or our legitimate interest in helping you
Process subscriptions and keep accounting records
Subscription status, invoices
Contract; legal obligation (tax and accounting laws)
Respond to lawful requests from courts and authorities
Whatever the request lawfully covers
Legal obligation
We don't make decisions about you based solely on automated processing that have legal or similarly significant effects.
We don't send marketing emails. If we ever want to, we will ask first.
4. Who else handles your data
We use a small number of service providers. They process data only on our instructions and under a data processing agreement.
Provider
What for
Where
[HOSTING_PROVIDER]
Servers and database
[HOSTING_LOCATION]
[STORAGE_PROVIDER, e.g. Cloudflare R2]
Storing files and profile pictures
[STORAGE_LOCATION]
[EMAIL_PROVIDER, Resend or Postmark]
Sending emails
[EMAIL_LOCATION]
Apple
App Store payments
Worldwide
We may also disclose data:
when the law requires it and the request is valid. We check every request and push back on ones that are too broad. Where we are allowed, we tell you before disclosing;
to protect someone's life or safety;
if NoteVault is sold or merged. The new owner must keep this policy's promises or ask for your consent.
We don't sell personal data and don't share it for cross-context behavioural advertising.
5. International transfers
NoteVault is used around the world, and our providers may process data outside your country. When data leaves the EU, the UK or Switzerland for a country without an adequacy decision, we rely on the European Commission's Standard Contractual Clauses (and the UK addendum) or another lawful transfer mechanism, plus extra safeguards such as encryption in transit. You can ask us for a copy of the safeguards.
6. How long we keep data
Data
How long
Account and content
While your account exists
Account with an unconfirmed email and no content
7 days after sign-up, then the account is deleted
Deleted notes and files in the trash
30 days, then erased
Files from deleted notes
Erased from storage 30 days after the note is deleted, unless you restore it
Signed-in device (session)
Until you sign out, and no more than 90 days after sign-in
Security log
180 days, then deleted
Email and account ID in the security log after account deletion
180 days, then deleted
One-time email codes
15 minutes to 24 hours depending on the type, then unusable and deleted
Support emails
[SUPPORT_RETENTION, e.g. 2 years] after the request is closed
Payment and tax records
As long as tax and accounting law requires, usually 5–10 years
Server backups
Up to [BACKUP_RETENTION_DAYS] days, then overwritten
7. Deleting your account
You can delete your account in the app: open Settings and tap Delete account at the bottom. For safety we ask for your password, and the two-factor code if it is on.
After deletion, your account, notes, journal, projects and devices are removed from the database right away, and your files are erased from storage by the next daily cleanup. Copies in backups disappear when the backups are overwritten (see the table above). We keep only what the table says we must keep after deletion: the security log and payment records.
Deleting the account doesn't cancel an App Store subscription: cancel it in your Apple ID settings first.
8. Your rights
Depending on where you live, you have the right to:
access your data and get a copy of it;
portability: get your content in a common machine-readable format;
correct data that is wrong;
delete your data;
restrict or object to some uses, including uses based on our legitimate interests;
withdraw consent at any time, where we rely on consent. This doesn't affect what we did before;
complain to a data protection authority, for example in the EU country where you live or work, or to the ICO in the UK.
Most of it you can do yourself in the app: edit your profile, delete notes, sign out devices, export all your data (Settings → Storage → Export your data), delete the account. You can also ask for a copy of your data by writing to [PRIVACY_EMAIL] from the email on your account.
We reply within one month. If a request is complex, we may extend that by up to two more months and will tell you why. Requests are free. We may ask you to confirm it's really you before we act.
California
If you live in California, you have the right to know what personal information we collect, to delete it, to correct it, and to opt out of its sale or sharing. We don't sell or share personal information as the CCPA/CPRA defines those terms, and we don't use sensitive personal information to infer characteristics about you. We won't treat you differently for using your rights. You can use them by writing to [PRIVACY_EMAIL]. An authorised agent can make a request for you with your signed permission.
Brazil, Canada and other countries
If you live in Brazil (LGPD), Canada (PIPEDA) or another country with privacy laws, you have the rights those laws give you. Write to [PRIVACY_EMAIL] and we will help.
9. How we protect your data
all connections between the app, the website and the server are encrypted (TLS);
passwords are hashed with argon2; two-factor secrets are encrypted; codes and refresh tokens are stored only as hashes;
every sign-in is a separate session you can see and end; stolen refresh tokens are detected and the session is closed;
files sit in a private storage bucket and are reached only through links signed for 5 minutes;
limits on sign-in attempts and emails stop password guessing and spam;
our admin tools don't show the text of notes; admins sign in with two-factor authentication, and every admin action is logged.
No system is perfectly safe. If a breach puts your data at risk, we will tell you and the authorities as the law requires, in the EU within 72 hours of finding out.
10. Children
NoteVault is not meant for children under 13. If the law where you live sets a higher age for consenting to data processing, a child under that age needs a parent's consent. If you think a child gave us data without proper consent, write to [PRIVACY_EMAIL] and we will delete it.
11. Changes to this policy
If we change this policy in a way that matters, we will tell you in the app or by email at least 30 days before. The date at the top always shows the latest version. If a change needs your consent, we will ask for it.
Дата редакции: [DATE] Дата вступления в силу: [DATE]
Настоящая Политика конфиденциальности (далее — «Политика») определяет состав персональных данных, обрабатываемых при использовании Сервиса NoteVault, цели и правовые основания обработки, сроки хранения, порядок передачи третьим лицам, а также права Пользователя и порядок их реализации. Термины используются в значениях, установленных Условиями использования.
Основные положения Политики:
Компания обрабатывает только данные, необходимые для работы и защиты Сервиса;
в приложении отсутствуют средства рекламы, отслеживания и аналитики; Компания не продаёт персональные данные и не передаёт их в рекламных целях;
Компания не просматривает Контент Пользователя и не использует его для обучения моделей искусственного интеллекта;
Пользователь вправе удалить учётную запись в приложении, после чего его данные удаляются с сервера.
1. Оператор персональных данных
Оператором (контролёром) персональных данных является [COMPANY], [COMPANY_ADDRESS] (далее — «Компания»).
Адрес для обращений по вопросам обработки персональных данных: [PRIVACY_EMAIL] Представитель в Европейском союзе: [EU_REPRESENTATIVE, нужен, если компания вне ЕС] Представитель в Великобритании: [UK_REPRESENTATIVE, нужен, если компания вне Великобритании]
2. Состав обрабатываемых данных
Данные учётной записи
адрес электронной почты;
имя пользователя и отображаемое имя;
пароль, хранящийся исключительно в виде хеша argon2, что исключает возможность его просмотра, в том числе Компанией;
язык электронных писем;
изображение профиля, если оно загружено Пользователем;
данные двухфакторной аутентификации: секретный ключ хранится в зашифрованном виде, резервные коды — в виде хешей.
Контент
Заметки, записи дневника, проекты, папки, задачи, связи между заметками, а также прикреплённые файлы и изображения. Контент хранится на сервере для синхронизации между устройствами Пользователя и обеспечения его сохранности при утрате устройства.
Данные об устройствах и входах
Для каждого устройства, на котором выполнен вход, сохраняются наименование устройства, версия приложения или браузера (User-Agent), IP-адрес, время входа и время последнего использования. Перечень устройств доступен Пользователю в приложении; сеанс на любом из них может быть завершён.
Журнал событий безопасности
Компания регистрирует события безопасности: входы в учётную запись, неудачные попытки входа, изменение пароля и адреса электронной почты, включение и отключение двухфакторной аутентификации, выходы из учётной записи и её удаление. Каждая запись содержит время события, идентификатор учётной записи, адрес электронной почты, IP-адрес и User-Agent. Пароли, коды подтверждения, токены и текст заметок в журнал не записываются.
Обращения в службу поддержки
Адрес электронной почты Пользователя, содержание обращения и ответ Компании.
Платёжные данные
При оформлении подписки в iOS-приложении платёж обрабатывает компания Apple. Компания получает только сведения, необходимые для подключения тарифа: вид подписки, дату продления и её статус. Данные банковской карты и пароль Apple ID Компании не передаются.
Данные, остающиеся на устройстве
Календарь. С разрешения Пользователя приложение добавляет сроки задач в календарь iPhone. Указанное действие выполняется исключительно на устройстве; данные календаря Компании не передаются.
Фотографии и файлы загружаются на сервер только при прикреплении их Пользователем к заметке. Компания не осуществляет доступ к медиатеке устройства.
Заметки также хранятся на устройстве, что обеспечивает работу приложения без подключения к сети.
Данные, которые не обрабатываются
Компания не обрабатывает сведения о местоположении, контакты, рекламные идентификаторы и историю браузера. В приложении отсутствуют программные компоненты рекламы и аналитики. Веб-сайт не использует файлы cookie и средства аналитики. Выбранные язык, тема оформления и признак скрытия подсказки сохраняются в локальном хранилище браузера и не передаются за пределы устройства.
3. Цели и правовые основания обработки
В соответствии с законодательством Европейского союза, Великобритании и других стран с аналогичным регулированием для каждой цели обработки указывается правовое основание.
Цель обработки
Категории данных
Правовое основание
Создание и обслуживание учётной записи, синхронизация Контента, хранение файлов
Данные учётной записи, Контент, данные об устройствах
Исполнение договора с Пользователем
Направление служебных писем: подтверждение регистрации, коды, восстановление пароля, уведомления о безопасности
Адрес электронной почты, язык
Исполнение договора с Пользователем
Защита учётных записей: ограничение числа попыток, выявление скомпрометированных сеансов, защита от подбора пароля, расследование злоупотреблений
Данные об устройствах, журнал событий безопасности
Законный интерес Компании в обеспечении безопасности Сервиса и учётных записей
Рассмотрение обращений в службу поддержки
Содержание обращения
Исполнение договора либо законный интерес Компании
Обработка подписок, ведение бухгалтерского и налогового учёта
Статус подписки, платёжные документы
Исполнение договора; исполнение обязанности, установленной законом
Исполнение законных запросов судов и государственных органов
Данные в объёме законного запроса
Исполнение обязанности, установленной законом
Компания не принимает в отношении Пользователя решений, основанных исключительно на автоматизированной обработке и влекущих юридические или иные существенные последствия.
Компания не осуществляет рекламные рассылки. Направление таких рассылок возможно только с предварительного согласия Пользователя.
4. Передача данных третьим лицам
Компания привлекает ограниченный круг поставщиков услуг. Поставщики обрабатывают данные исключительно по поручению Компании на основании договора об обработке данных.
Поставщик
Назначение
Местонахождение
[HOSTING_PROVIDER]
Серверы и база данных
[HOSTING_LOCATION]
[STORAGE_PROVIDER, например Cloudflare R2]
Хранение файлов и изображений профиля
[STORAGE_LOCATION]
[EMAIL_PROVIDER, Resend или Postmark]
Отправка электронных писем
[EMAIL_LOCATION]
Apple
Приём платежей в App Store
Различные страны
Компания также вправе раскрыть данные:
если это требуется по закону и запрос является правомерным. Каждый запрос проверяется Компанией; запросы, превышающие необходимый объём, оспариваются. Если это не запрещено, Компания уведомляет Пользователя до раскрытия данных;
в целях защиты жизни или безопасности лиц;
в случае продажи Сервиса или реорганизации Компании. Правопреемник обязан соблюдать положения настоящей Политики либо получить согласие Пользователя.
Компания не продаёт персональные данные и не передаёт их для целей поведенческой рекламы.
5. Трансграничная передача данных
Сервис используется в различных странах, и поставщики Компании могут обрабатывать данные за пределами страны проживания Пользователя. При передаче данных из Европейского союза, Великобритании или Швейцарии в страну, в отношении которой не принято решение об адекватном уровне защиты, Компания применяет Стандартные договорные условия Европейской комиссии (с дополнением для Великобритании) или иной законный механизм, а также дополнительные меры защиты, включая шифрование при передаче. Пользователь вправе запросить копию применяемых гарантий.
6. Сроки хранения
Категория данных
Срок хранения
Данные учётной записи и Контент
В течение срока существования учётной записи
Учётная запись, адрес электронной почты которой не подтверждён и в которой не создан Контент
7 дней с момента регистрации, после чего учётная запись удаляется
Удалённые заметки и файлы в корзине
30 дней, после чего удаляются
Файлы удалённых заметок
Удаляются из хранилища через 30 дней после удаления заметки, если она не восстановлена
Сеанс на устройстве
До выхода из учётной записи, но не более 90 дней с момента входа
Журнал событий безопасности
180 дней, после чего удаляется
Адрес электронной почты и идентификатор учётной записи в журнале после её удаления
180 дней, после чего удаляются
Одноразовые коды из писем
От 15 минут до 24 часов в зависимости от назначения, после чего становятся недействительными и удаляются
Обращения в службу поддержки
[SUPPORT_RETENTION, например 2 года] после закрытия обращения
Платёжные и налоговые документы
В течение срока, установленного налоговым и бухгалтерским законодательством, как правило, от 5 до 10 лет
Резервные копии сервера
Не более [BACKUP_RETENTION_DAYS] дней, после чего перезаписываются
7. Удаление учётной записи
Учётная запись удаляется в приложении: раздел «Настройки», пункт «Удалить аккаунт» в нижней части экрана. В целях безопасности требуется ввод пароля, а при включённой двухфакторной аутентификации — также кода подтверждения.
После удаления учётная запись, заметки, записи дневника, проекты и данные об устройствах незамедлительно удаляются из базы данных, а файлы удаляются из хранилища в ходе ближайшей ежедневной очистки. Копии данных в резервных копиях удаляются при их перезаписи в сроки, указанные в разделе о сроках хранения. После удаления сохраняются только данные, хранение которых обязательно согласно указанному разделу: журнал событий безопасности и платёжные документы.
Удаление учётной записи не отменяет подписку, оформленную в App Store: её необходимо предварительно отменить в настройках Apple ID.
8. Права Пользователя
В зависимости от страны проживания Пользователь вправе:
получить доступ к своим данным и их копию;
получить свой Контент в распространённом машиночитаемом формате (право на переносимость);
требовать исправления неточных данных;
требовать удаления данных;
требовать ограничения обработки или возражать против неё, в том числе если обработка основана на законном интересе Компании;
отозвать согласие в любое время, если обработка основана на согласии. Отзыв согласия не влияет на законность обработки, осуществлённой до его отзыва;
подать жалобу в надзорный орган по защите данных, в частности в стране Европейского союза по месту жительства или работы Пользователя, либо в Управление комиссара по информации (ICO) Великобритании.
Часть указанных действий Пользователь может совершить самостоятельно в приложении: изменить данные профиля, удалить заметки, завершить сеансы на устройствах, выгрузить все свои данные (раздел «Настройки» → «Хранилище» → «Выгрузить данные»), удалить учётную запись. Копию данных Пользователь также вправе запросить, направив обращение по адресу [PRIVACY_EMAIL] с адреса электронной почты, указанного в учётной записи.
Компания рассматривает запросы в течение одного месяца. В случае сложного запроса срок может быть продлён не более чем на два месяца с уведомлением Пользователя о причинах. Запросы рассматриваются бесплатно. Перед исполнением запроса Компания вправе запросить подтверждение личности Пользователя.
Калифорния
Пользователи, проживающие в штате Калифорния, вправе получать сведения о составе собираемой личной информации, требовать её удаления и исправления, а также запретить её продажу или передачу. Компания не продаёт и не передаёт личную информацию в значении, установленном CCPA/CPRA, и не использует чувствительную личную информацию для формирования выводов о Пользователе. Реализация Пользователем своих прав не влечёт для него неблагоприятных последствий. Запросы направляются по адресу [PRIVACY_EMAIL]. Запрос может быть подан уполномоченным представителем Пользователя при наличии подписанной Пользователем доверенности.
Бразилия, Канада и другие страны
Пользователи, проживающие в Бразилии (LGPD), Канаде (PIPEDA) или иных странах с законодательством о защите персональных данных, обладают правами, предусмотренными таким законодательством. Запросы направляются по адресу [PRIVACY_EMAIL].
9. Меры защиты данных
все соединения между приложением, веб-сайтом и сервером защищены шифрованием (TLS);
пароли хешируются с использованием алгоритма argon2, секретные ключи двухфакторной аутентификации хранятся в зашифрованном виде, коды подтверждения и токены обновления — в виде хешей;
каждый вход в учётную запись оформляется отдельным сеансом, который Пользователь может просмотреть и завершить; при повторном использовании токена обновления сеанс автоматически завершается;
файлы размещаются в закрытом хранилище и доступны только по ссылкам с электронной подписью сроком действия 5 минут;
ограничения на число попыток входа и отправку писем препятствуют подбору пароля и рассылке спама;
административные инструменты не отображают текст заметок; администраторы проходят двухфакторную аутентификацию, все их действия регистрируются.
Применяемые меры не исключают полностью риск нарушения безопасности. В случае утечки данных, создающей угрозу для прав Пользователя, Компания уведомляет Пользователя и надзорные органы в порядке, установленном законодательством, а в Европейском союзе — в течение 72 часов с момента обнаружения.
10. Данные детей
Сервис не предназначен для лиц младше 13 лет. Если законодательство страны проживания устанавливает более высокий возраст, с которого допускается самостоятельное согласие на обработку персональных данных, лицу младше этого возраста требуется согласие родителя. При наличии сведений о том, что ребёнок передал Компании данные без надлежащего согласия, следует направить сообщение по адресу [PRIVACY_EMAIL]; такие данные будут удалены.
11. Изменение Политики
О существенных изменениях Политики Компания уведомляет Пользователя в приложении или по электронной почте не менее чем за 30 дней до их вступления в силу. Дата действующей редакции указывается в начале документа. Если изменение требует согласия Пользователя, Компания запрашивает такое согласие.